Laman

Selasa, 20 Maret 2012

Makalah kearsipan



BAB I

PENDAHULUAN



A.Latar Belakang



Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.

Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2).

Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.

 Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan penting dalam sebuah kantor baik secara Konvesional (Manual) ataupun Digital.

Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.

Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi / proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8).

Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.

                   Berdasarkan uraian diatas,Maka kami mengambil judul yaitu sebagai berikut:

“PERBEDAAN ARSIP KONVENSIONAL(MANUAL) & DIGITAL (ELETRONIS)”



B. RUMUSAN MASALAH



Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar, sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan, menemukan kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.

Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah “arsip” maka terbayanglah pada mereka tentang tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor, penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik dan sebagainya.Hal ini dapat merugikan kedudukan petugas arsip dan dapat pula mengakibatkan citra Negatif terhadap pelaksanaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Belum lagi arsip yang berserakan, tidak teratur, sulit ditemukan kembali, dijual belikan di pasar, atau dipergunakan sebagai pembungkus makanan dan lain-lain. Kejadian ini akan lebih merusak citra kearsipan pada sebuah kantor dan akan menghambat kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut.

Demi kelancaran semua pekerjaan, sebuah kantor harus mempunyai suatu sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar,baik secara Manual maupun Digital.

Berdasarkan uraian diatas,maka kami dapat merumuskan masalah sebagai berikut:

1.      Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip manual dan digital yang meliputi system penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali, pemeliharaan dan pengamanan serta pemindahan dan pemusnahan arsip.

2.      Bagaimana kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip secara Manual dan Digital.



C.TUJUAN PENELITIAN



Berdasarkan Judul yang kami ambil,maka tujuam yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:

1.      Untuk mengetahui pelaksanaan pengolahan arsip secara Konvensional(Manual) & Digital(Eletronis)

2.      Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pegolahan arsip baik secara Konvensional(Manual)&Digital(Eletronis).



D.MANFAAT PENELITIAN

·         Manfaat secara praktis

a. Bagi lembaga akademik diharapkan dapat memberikan masukan dalam pengembangan ilmu pengetahuan terutama ilmu manajemen dan dapat digunakan sebagai dasar untuk penelitian selanjutnya.

b. Bagi kami yaitu,untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman terutama pada   masalah yang berhubungan dengan pengelolaan arsip.

·         Manfaat secara teoritis

a. Sebagai bahan pemahaman teori yang diperoleh selama di bangku kuliah ke dalam dunia kerja yang nyata.

b. Mengkaji atau mengkonfirmasi tentang sistem pengelolaan arsip secara Konvensional & Digital yang baik dan benar.



E.TEKHNIK PENGUMPULAN DATA

Data yang diperlukan dalam menyelesaikan Makalah ini dikelompokan menjadi 2,yaitu:

a.Data primer,yaitu data yang didapatkan secara langsung melalui observasi yang kami lakukan di dua tempat yaitu di kantor pusat Arsip Nasional(ARNAS) dan di Kantor TRANS TV.

b.Data sekunder,yaitu data yang diperoleh melalui metode studi pustaka.

BAB II

LANDASAN TEORI

A.Pengertian Arsip

Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168).

B.Sistem Penyimpanan Arsip

Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

                        Sistem penataan arsip menurut ANRI (Arsip Nasional RI)

1.       Sistem Alfabetis ( Alphabetical Filing System )

Sistem abjad adalah Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan abjad, dan kata tangkap nama, baik itu nama orang maupun nama badan/organisasi. Sistem ini banyak dipergunakan untuk penataan arsip personal file (perorangan), kartu nama pasien di Rumah Sakit, dan kartu-kartu nama klien dari suatu kantor pengacara.

2.      Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan yang dilakukan berdasarkan angka atau kode nomor dari lokasi, nama orang, subyek atau identitas lainnya. Sistem ini sering digunakan untuk penataan arsip di perusahaan asuransi, kantor polisi untuk membuat SIM, kantor pengacara untuk menyimpan berkas kasus, Rumah Sakit dll.

3.      Sistem Subyek

Sistem Subyek adalah merupakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan permasalahan (topik) atau pokok masalah. Pemilihan kata tangkap yang dipergunakan sebagai subyek haruslah singkat, jelas, fleksibel dan mewakili arsipnya. Sistem ini sering dipergunakan di kantor-kantor/organisasi yang arsipnya lebih mudah disajikan dengan menyebut nama subyek (sesuai pola klasifikasi).

4.      Sistem Geografi

Sistem Geografi adalah sistem penyimpanan arsip dinamis aktif yang berdasarkan pada nama lokasi koresponden yang disusun secara abjad. Seperti menurut negara, provinsi, kabupaten atau kota madya bahkan menurut nama jalan. Sistem ini sering digunakan oleh perusahaan seperti PAM, Gas, PLN, Kantor Pos, Penerbitan, Periklanan dsb.

5.      Sistem Kronologis

Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kurun (tanggal, bulan, dan tahun). Sistem berdasarkan kurun waktu ini tidak tepat untuk penyimpan arsip-arsip korespondensi, karena arsip-arsip yang seharusnya diberkaskan menjadi satu kesatuan informasi bisa tersebar sesuai dengan kurun waktu. Organisasi yang ruang lingkup kegiatannya luas tidak akan tepat menggunakan sistem ini. Sistem ini akan cocok digunakan untuk penyimpanan arsip yang harus disimpan atas dasar jangka waktu tertentu, seperti surat tagihan, resep, lembar pesanan dll.

C.Peminjaman Arsip

Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam sehingga tidak berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan.

Arsip dinamis aktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur/ditentukan prosedur/tata cara peminjamannya baik untuk keperluan intern maupun ekstern organisasi. Pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam/out-slip atau lembar peminjaman arsip.



D.Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual ataupun secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berati penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan cara mekanik lebih banyak untuk menunjukan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer) (Boedi Martono, 1993:72).

Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat pada waktu dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka beberapa syarat yang harus ditaati adalah

1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.

2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah kata tangkap / indeks sebagai tanda pengenal.

3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.

4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan.

5. Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih

dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi.

Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut :

1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.

2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain :

a. Kesederhanaan

Sistem penyimpanan arsip yang dipilih harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain.

b. Ketepatan menyimpan arsip

Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

c. Memenuhi persyaratan ekonomis

Harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya

yang tersedia.



d. Menjamin keamanan

Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan harus aman dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain-lain. Sehingga penyimpanan harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.

e. Penempatan arsip

 Hendaknya harus diusahakan pada tempat yang strategis, mudah dicapai oleh semua unit.

f. Sistem yang digunakan harus fleksibel

Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka      penyempurnaan pada efisiensi kerja.



g. Petugas arsip

Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan.

3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.

4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.



E.     Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip dapat dilakukan dengan:

·         Menjaga kebersihan tempat penyimpanan arsip

·         Membuat duplikat arsip vital dan menyimpan dilokasi terpisah

·         Menempatkan sarana penyimpanan di tempat yang mudah diawasi

·         Menyimpan dokumen rahasia terpisah dari yang tidak rahasia, dibawah supervisi langsung pejabat yang berwenang

·         Dilarang memiliki/menguasai arsip secara pribadi

·         Mengunci sarana penyimpanan arsip bila tidak digunakan

·         Setelah jam kantor semua dokumen harus disimpan ditempat penyimpanan yang terkunci

·         Setiap pegawai yang mutasi atau pensiun wajib membuat Berita Acara Serah Terima Arsip yang dikelolanya.





F.     Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.

Dengan demikian jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan :

a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file active (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in active).

   b. Jangka waktu penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan  ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.



G.    Pemindahan dan Pemusnahan Arsip

1.      Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada in-aktif karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu / umur tertentu ke tempat lain sehingga filling cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.

1.      Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.

Prosedur Pemusnahan Arsip di Unit Kerja

·         Jatuh Tempo Retensi Kurang lebih 2 Tahun

·         Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah lalu di usulkan ke pimpinan Unit Pengolah

·         Setelah itu, pemimpin melakukan pengecekan Daftar Usul Musnah melalui pedoman Jadwal Retensi Arsip

·         Jika tidak di setujui, karena arsip tersebut masih memiliki nilai guna maka arsip kembali disimpan dalam waktu yang telah ditentukan

·         Jika di setujui, maka pelaksanaan pemusnahan arsip mendapatkan Tanda Tangan BAPA ( Berita Acara Pemusnahan Arsip) dan DAUS ( Daftar Arsip Usul Musnah) rangkap 2. Lembar pertama, Ditujukan untuk Pimpinan Unit Pengolah. Lembar Kedua, untuk unit Pelaksana.

·         Pemusnahan harus disaksikan oleh pihak pemilik Arsip.



Teknis Penyusutan/pemusnahan

·         Dicacah

Pemusnahan arsip dengan cara pencacahan dapat dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Jadi pencacahan dapat dilakukan secara rutin dan tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya mempunyai mesin pencacah kertas (kertas menjadi terpotong-potong kecil)

·       Dibakar

Pemusnahan arsip dengan cara ini cukup mudah, tetapi akan memakan waktu cukup lama. Oleh karena itu pembakaran bisa dilakukan jika jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak.

·      Daur Ulang

Biasanya pada Daur Ulang ini di limpahkan ke pihak ketiga atau perusahaan pembuat kertas dan telah terjalin kerjasama sebelumnya.











BAB III

PEMBAHASAN



A. ARSIP KONVENSIONAL (MANUAL)

i)  Penyimpanan arsip.

Arsip yang berada pada sebuah instansi harus disimpan menggunakan sistem yang baik dan benar, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pencarian dan penemuan kembali arsip.adapun sistem yang digunakan di ARNAS dalam penyimpanan sebuah arsip adalah salah satunya dengan menggunakan sistem  Kronologis.hal ini bisa dilihat dari berkas yang kami dapat dari petugas ARNAS nya itu sendiri,dan telah kami lampirkan contoh dari pencatatan sistem penyimpanan berbagai berkas dengan dengan mengaplikasikan sistem kronologis pada lampiran.

Adapun secara garis besarnya dapat kami Deskripsikan sebagai berikut.

<><> <><>
UNIT KERJA

<><> <><> <><> <><>


MENELITI JADWAL RETENSI DAI lbr-2

<><> <><> <><> <><>


MERAPIHKAN ARSIP DAN SARANA SIMPAN

<><> <><> <><> <><>


MENGISI KETERANGAN

LABEL&LOKASI SIMPAN

<><> <><> <><> <><>


INPUT DATA ARSIP DALAM DATA BASE

<><> <><> <><> <><>


PENCETAKAN DAS & DAUM SECARA PERIODIK

<><> <><> <><> <><>


PENEMPATAN ARSIP DALAM RAK
 















*)DAS : Daftar Arsip Simpan.

   DAUM: Daftar Arsip Usul Musnah.





ii). Prosedur Peminjaman arsip di ARNAS.

Sistem penyimpanan yang berlaku di kantor ARNAS dilakukan melalui tulisan,dalam arti pihak yang akan meminjam berkas-berkas harus melewati berbagai prosedur yang berlaku disana.

Adapun sistem peminjaman yang arsip di ARNAS bisa kami Deskripsikan sebagai berikut:

                                                                                                           

                                                                                                                        Tidak

                                                                                                           

                                                                                                Ya      

 


                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

iii)  Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip.

Untuk menjaga kelangsungan berkas-berkas yang ada di ARNAS maka setiap berkas harus diperhatikan dari sisi pemeliharaan dan pemgamananya seperti berikut:

      Menjaga kebersihan tempat penyimpanan arsip

      Membuat duplikat arsip vital dan menyimpan dilokasi terpisah

      Menempatkan sarana penyimpanan di tempat yang mudah diawasi

      Menyimpan dokumen rahasia terpisah dari yang tidak rahasia, dibawah supervisi langsung pejabat yang berwenang

      Dilarang memiliki/menguasai arsip secara pribadi

      Mengunci sarana penyimpanan arsip bila tidak digunakan

      Setelah jam kantor semua dokumen harus disimpan ditempat penyimpanan yang terkunci

      Setiap pegawai yang mutasi atau pensiun wajib membuat Berita Acara Serah Terima Arsip yang dikelolanya



iv)  Pemusnahan arsip

Arsip-arsip yang sudah bersifat Inaktif harus segera dilakukan Pemusnahan.Hal ini dilakukan agar arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi tidak menumpuk dan menghabiskan banyak ruang.adapun prosedur dalam Pemusnahan arsip itu sendiri dilakukan dengan berbagai tahap,yakni sebagai berikut:

<><> <><>
Pemilik Arsip terkait

<><> <><> <><> <><>


Konfirmasi persetujuan

Atau batas waktu

<><> <><> <><> <><>


Usul pemusnahan ke pejabat berwenang

<><> <><> <><> <><>


Setuju

<><> <><> <><> <><>


Simpan

<><> <><> <><> <><>


Pelaksanaan Pemusnahan

<><> <><> <><> <><>


Saksi
 









*) BAPEA : Berita Acara Pemusnahan

                     Arsip.





<><> <><>
Tanda tangan BAPEA dan DAUM rangkap 2
                                                                                                                                                                                                                                                                  Tidak                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Ya                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       


B.  ARSIP DIGITAL (ELETRONIK)





i)  Proses Penyimpanan



Setiap kaset-kaset yang akan disimpan di Library Room(Pusat ruangan penyimpanan kaset)harus melalui berbagai proses untuk bisa disimpan dan ditemukan kembali dengan mudah.

Kaset yang telah diterima dari seorang Produser sebelum bisa ditayangkan masuk ke ruang Library untuk di data yang bersifat sementara,dan hanya dilakukan pencatatan judul kaset dan waktu kapan kaset diterima di Library Room,setelah itu Kaset berpindah tangan ke Quality Control Room untuk dilakukan pengeditan apakah layak ditonton atau tidak.lalu tahap selanjutnya adalah masuk ke Master Control Room yaitu untuk disiarkan,dan setelah itu masuk kembali ke Library Room untuk selanjutnya di data lalu disimpan sebagai arsip.

Untuk meyimpan data-data yang diperlukan,TRANS TV mempunyai software nya sendiri yang bernama LCM(Library Cassette Management) dan untuk tahap awal yaitu pemberian nama/judul kaset tersebut serta kapan kaset itu diterima di Library Room dapat dilihat tampilan sebagai berikut.



 




















1.Master Cassette >untuk mengisikan data kaset sementara yaitu dengan pemberian nama/Judul kaset dan waktu penerimaan kaset dari Produser ke Library Room.dan tampilan dalamnya adalah sebagai berikut:



2.   Tahap selanjutnya adalah masuk ke menu Last TX,                                                                     ini merupakan tahap pencatatan berupa data-data rahasia

Dari kaset tersebut,dan hanya seoran Librarian lah yang

Bisa tahu isi dari data tersebut.



3.

Location History,ini merupakan tahap penrimpanan terakhir dimana data-data yang dimasukan bertujuan untuk mempermudah penemuan arsip kembali apabila suatu saat diperlukan kembali.

Berikut adalah tampilan dalam menu Location History.

                                                                                                                                                                                                                                                                                   



4.Pemberian Label.



Pemberian Label ini merupakan bagian akhir dari peyimpanan kaset yang disimpan di Library Room,adapun pemberian label ini dengan menggunakan sistem Alfabet dan Numerik.Hal ini bisa terlihat dari contoh label dari kaset yang ada di Library Room.

      MOVIES : isi dari   kaset

      N  : Hurup awal dari judul Film tersebut

   Y.1 : Kaset terletak di rak Y tingkat ke 1



   5     : Kode untuk jenis kaset



ii)  Pemeliharaan dan Pengamanan



Dalam penyimpanan serta pengamanan kaset-kaset yang ada di Library Room,tidaklah begitu sulit dibanding dengan berkas-berkas konvensional.

Adapun beberapa hal yang dilakukan untuk pemeliharaan kaset-kaset yang ada di Library Room antara lain sebagai berikut:



Ø  Suhu udara harus tetap terkontrol yakni 16°-22°C

Ø  Menjaga kebersihan tempat-tempat untuk menyimpan Kaset-kaset

Ø  Mengunci Sarana Penyimpanan kaset-kaset









iii)  Pemusnahan Arsip.



Untuk pemusnahan arsip-arsip Digital,TRANS TV melakukanya dengan alternatif lain yaitu dengan tidak membuangnya atau membakarnya,tapi dengan mendaur ulang(Recycle)kaset-kaset yang sudah bersifat Inaktif(tidak digunakan).tapi tidak semua kaset dilakukan proses Cleaning atau Daur ulang,hanya kaset-kaset yang mempunyai Licence lah yang bisa didaur ulang seperti kaset-kaset Movie untuk Program TV ‘BIOSKOP TRANS TV”yang didapat dari luar Negeri,dan untuk kaset-kaset yang didalamnya adalh Program buatan TRANS TV sendiri seperti,Ceriwis,ONLINE,Reportase,Insert tidak dilakukan proses Cleaning dan hanya disimpan di tempat yang telah ditentukan.



iv)  Penemuan Arsip.

Arsip yang telah masuk ke Library Room telah melalui proses penyimpanan data kaset,ini bertujuan agar mempermudah penemuan kembali arsip di Library Room.

Untuk menemukan kembali arsip yang ada di Library Room sangatlah terbilang mudah,Hal ini terlihat dari Prosedur penemuanya yang hanya mencarinya dengan Keyword saja dan memasukan User Name dan Password nya di www.TRANSTV/Intranet.com dan ini hanya bisa diakses di wilayah kantor Trans TV saja.









BAB IV

PENUTUP



A.        KESIMPULAN

Berdasarkan Penelitian yang telah kami lakukan dibeberapa tempat mengenai SISTEM PENYIMPANAN ARSIP KONVENSIONAL & DIGITAL,Maka kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

1)      Sistem penyimpanan dilakukan dengan dua cara,

i)        Penyimpanan secara Konvensional(Manual)

ii)      Penyimpanan secara Digital(Eletronik)

2)      Sistem pengolahan arsip baik secara Konvensional maupun Digital terdiri dari:

i)        Penerimaan arsip

Ketika arsip Konvensional maupun Digital yang akan disimpan di tempat pusat arsip masing-masing harus melewati beberapa proses yang cukup panjang dan memakan waktu lama,Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah penemuan arsip kembali apabila suatu saat diperlukan kembali.

ii)      Penyimpanan arsip

Arsip/berkas-berkas yang telah diterima dan telah melewati berbagai proses selanjutnya akan disimpan di tempat pusat arsip,dalam hal ini ARNAS menyebutkanya dengan Ruang TATA NASKAH dan Trans TV adalah Library Room.

Adapun beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan arsip baik Konvensional maupun Digital adalah ketepatan dalam penempatan atau pemberian label,hal ini dimaksudkan agar penemuan arsip kembali bila suatu saat dibutuhkan bisa dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat.

iii)    Pemeliharaan arsip

Selama ini arsip-arsip yang ada di ARNAS dan di TRANS TV terlihat rapi dan sesuai dengan tempatnya berada,ini terlihat dari penataan ruangan yang sangat terlihat rapi serta bersih.Hal ini dimaksudkan demi kelangsungan arsip-arsip tersebut agar tetap awet.

iv)    Penemuan arsip

Arsip-arsip yang telah disusun serta disimpan rapi & efesien di setiap ruang pusat arsip akan sangat membantu dalam penemuan arsip kembali.baik di ARNAS maupun di TRANS TV sendiri mempunyai sistem yhang berbeda dalam penemuan kembali arsip-arsip yang telah disimpan di tempat pusat arsip masing-masing.

v)      Pemusnahan arsip

Ketiak arsip-arsip yang telah bersifat Inaktif akan segera dimusnahkan.ini dimaksudkan agar arsip yang sudah tidak terpakai tempatnya bisa digunakan lagi oleh arsip-arsip aktif yang lain.

ARNAS sendiri memilih dengan membakar dan mencacah arsip dengan alat pemotong untuk memusnahkan arsip Inaktif,sedangkan TRANS TV sendiri untuk memusnahkan kaset-kaset Inaktif lebih memilih dengan cara mendaur ulang nya atau Recycle kembali kaset-kaset yang didalamnya adalah program yang dibeli dari Luar Negeri seperti Movies,dan kaset yang telah di Daur Ulang akan dipakai lagi sebagai kaset In house atau kaset-kaset yang berisikan program-program buatan TRANS TV itu sendiri.

3)      Dalam pegolahan arsip baik secara konvensional(Manual) & Digital (Eletronik) diberlakukanya lembar pinjam arsip dalam peminjaman arsip.Hal ini dimaksudkan agar keberadaan arsip yang ada diluar bisa diketahui keberadaanya.



B.        SARAN



i)  Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan penyimpanan arsip baik secara konvensional & Digital dapat berjalan lebih baik.

ii) Untuk memperlancar sistem penyimpanan arsip Konvensional dan Digital perlu adanya penambahan jumlah pegawai.





























DAFTAR PUSTAKA







Abubakar, Hadi. 1990. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. PT. Cahaya Aksara    Agung: Jakarta

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta

Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara: Jakarta

Martono, Budi. 1993. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. PT. Dharma Karsa Utama: Jakarta

Marzuki, 2002. Metodologi Riset. Liberty: Yogyakarta

Notoatmodjo, Soekidjo. 2003. Pengembangan Sumber Daya Manusia. PT. Rineka Cipta: Jakarta

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Mandar Maju: Bandung

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Eletronis. Gava Media: Yogyakarta

Supranto, Johannes. 2002. Metode Riset. Rineka Cipta: Jakarta

Sutarto. 1981. Sekretaris dan Tata Warkat. Gadjah Mada University Press: Yogyakarta

Syamsi, Ibnu. 1994. Sistem dan Prosedur Kerja. Bumi Aksara: Jakarta

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. ANRI: Jakarta




Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Apa Komentar mu???