BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
Setiap kantor
pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan
dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada
dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau
produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat,
formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada
akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Menurut kamus
administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi
dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh
Wahyono, 2005:2).
Suatu kantor
juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan
pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan
dengan baik.
Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor
tersebut dalam menghadapi perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu
sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi ditentukan
oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan,
keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran
pekerjaan dalam kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat
berperan penting dalam sebuah kantor baik secara Konvesional (Manual)
ataupun Digital.
Dalam sebuah
kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain dan untuk
keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat
berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala
bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan
dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah
dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai
dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang diperoleh
melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya
duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.
Sistem
pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan
surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai
cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi.
Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang saling berkaitan
dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses
yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi / proses yang
memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan
dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8).
Apabila arsip
yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat mengakibatkan
sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat
tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting,
maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik
dan benar.
Berdasarkan uraian diatas,Maka kami
mengambil judul yaitu sebagai berikut:
“PERBEDAAN
ARSIP KONVENSIONAL(MANUAL) & DIGITAL (ELETRONIS)”
B. RUMUSAN
MASALAH
Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah kantor maka arsip
perlu dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar,
sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan
dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan
mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan penyimpanan, petugas
yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan, menemukan kembali arsip,
terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.
Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah
“arsip” maka terbayanglah pada mereka tentang tumpukan kertas kotor, penuh
debu, ruangan yang kotor, penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak
bergairah, kurang terdidik dan sebagainya.Hal ini dapat merugikan kedudukan petugas arsip dan dapat pula
mengakibatkan citra Negatif terhadap
pelaksanaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Belum lagi arsip yang
berserakan, tidak teratur, sulit ditemukan kembali, dijual belikan di pasar,
atau dipergunakan sebagai pembungkus makanan dan lain-lain. Kejadian ini akan
lebih merusak citra kearsipan pada sebuah kantor dan akan menghambat kelancaran
pekerjaan dalam kantor tersebut.
Demi kelancaran semua pekerjaan, sebuah kantor harus
mempunyai suatu sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar,baik secara Manual maupun Digital.
Berdasarkan uraian diatas,maka kami dapat
merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip
manual dan digital yang meliputi system penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali, pemeliharaan dan
pengamanan serta pemindahan dan
pemusnahan arsip.
2. Bagaimana kendala-kendala yang dihadapi
dalam pelaksanaan pengelolaan arsip secara Manual dan Digital.
C.TUJUAN PENELITIAN
Berdasarkan Judul yang kami ambil,maka tujuam yang
ingin dicapai adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui pelaksanaan pengolahan
arsip secara Konvensional(Manual) & Digital(Eletronis)
2. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi
dalam pelaksanaan pegolahan arsip baik secara
Konvensional(Manual)&Digital(Eletronis).
D.MANFAAT PENELITIAN
·
Manfaat secara praktis
a. Bagi lembaga akademik diharapkan dapat memberikan masukan
dalam pengembangan ilmu pengetahuan terutama ilmu manajemen dan dapat digunakan
sebagai dasar untuk penelitian selanjutnya.
b. Bagi kami
yaitu,untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman terutama pada masalah
yang berhubungan dengan pengelolaan arsip.
·
Manfaat secara teoritis
a. Sebagai bahan pemahaman teori yang diperoleh selama di
bangku kuliah ke dalam dunia kerja yang nyata.
b. Mengkaji atau mengkonfirmasi tentang sistem pengelolaan
arsip secara Konvensional &
Digital yang baik dan benar.
E.TEKHNIK
PENGUMPULAN DATA
Data yang diperlukan dalam
menyelesaikan Makalah ini dikelompokan menjadi 2,yaitu:
a.Data primer,yaitu data yang
didapatkan secara langsung melalui observasi
yang kami lakukan di dua tempat yaitu di kantor pusat Arsip Nasional(ARNAS) dan
di Kantor TRANS TV.
b.Data sekunder,yaitu data yang diperoleh melalui metode studi
pustaka.
BAB II
LANDASAN TEORI
A.Pengertian
Arsip
Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki
guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168).
B.Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat
pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah
dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan,
maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Sistem penataan arsip
menurut ANRI (Arsip Nasional RI)
1. Sistem Alfabetis ( Alphabetical Filing System )
Sistem abjad adalah Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan
pada urutan abjad, dan kata tangkap nama, baik itu nama orang maupun nama
badan/organisasi. Sistem ini banyak dipergunakan untuk penataan arsip personal
file (perorangan), kartu nama pasien di Rumah Sakit, dan kartu-kartu nama klien
dari suatu kantor pengacara.
2. Sistem
Nomor (Numeric Filing System)
Sistem nomor adalah
sistem penyimpanan yang dilakukan berdasarkan angka atau kode nomor dari
lokasi, nama orang, subyek atau identitas lainnya. Sistem ini sering digunakan
untuk penataan arsip di perusahaan asuransi, kantor polisi untuk membuat SIM,
kantor pengacara untuk menyimpan berkas kasus, Rumah Sakit dll.
3. Sistem Subyek
Sistem Subyek adalah
merupakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan permasalahan (topik) atau pokok
masalah. Pemilihan kata tangkap yang dipergunakan sebagai subyek haruslah
singkat, jelas, fleksibel dan mewakili arsipnya. Sistem ini sering dipergunakan
di kantor-kantor/organisasi yang arsipnya lebih mudah disajikan dengan menyebut
nama subyek (sesuai pola klasifikasi).
4. Sistem Geografi
Sistem Geografi
adalah sistem penyimpanan arsip dinamis aktif yang berdasarkan pada nama lokasi
koresponden yang disusun secara abjad. Seperti menurut negara, provinsi,
kabupaten atau kota madya bahkan menurut nama jalan. Sistem ini sering
digunakan oleh perusahaan seperti PAM, Gas, PLN, Kantor Pos, Penerbitan,
Periklanan dsb.
5. Sistem Kronologis
Sistem Kronologis
adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kurun (tanggal, bulan, dan
tahun). Sistem berdasarkan kurun waktu ini tidak tepat untuk penyimpan
arsip-arsip korespondensi, karena arsip-arsip yang seharusnya diberkaskan
menjadi satu kesatuan informasi bisa tersebar sesuai dengan kurun waktu. Organisasi
yang ruang lingkup kegiatannya luas tidak akan tepat menggunakan sistem ini.
Sistem ini akan cocok digunakan untuk penyimpanan arsip yang harus disimpan
atas dasar jangka waktu tertentu, seperti surat tagihan, resep, lembar pesanan
dll.
C.Peminjaman Arsip
Peminjaman
arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh
pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam sehingga tidak berada pada
tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip dapat mengetahui
dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana
harus dikembalikan.
Arsip dinamis aktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu
diatur/ditentukan prosedur/tata cara peminjamannya baik untuk keperluan intern
maupun ekstern organisasi. Pencatatan tentang peminjaman arsip hendaknya
dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam/out-slip
atau lembar peminjaman arsip.
D.Penemuan
Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual
ataupun secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berati penemuan kembali
dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin. Sedangkan
penemuan kembali dengan cara mekanik lebih banyak untuk menunjukan lokasi
penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer) (Boedi Martono,
1993:72).
Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus
disimpan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga
arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat pada waktu
dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka
beberapa syarat yang harus ditaati adalah
1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu
dan sistemnya harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang
bersangkutan, maka disusunlah kata tangkap / indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan
mudah diingat.
4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan
perlengkapan.
5. Selanjutnya
sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih
dan
harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang
bekerja secara detail tentang informasi.
Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau
dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai
berikut :
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun,
menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang
bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik
hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain :
a. Kesederhanaan
Sistem penyimpanan arsip yang dipilih harus mudah, supaya
bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti
pegawai lain.
b. Ketepatan menyimpan
arsip
Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan
penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
c. Memenuhi
persyaratan ekonomis
Harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang
ada serta biaya
yang tersedia.
d. Menjamin keamanan
Arsip
harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan harus aman dari bahaya
air, api, binatang, udara yang lembab dan lain-lain. Sehingga penyimpanan harus
di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.
e. Penempatan arsip
Hendaknya harus diusahakan pada tempat yang
strategis, mudah dicapai oleh semua unit.
f. Sistem yang
digunakan harus fleksibel
Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam
rangka penyempurnaan pada efisiensi
kerja.
g. Petugas arsip
Petugas
arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan.
3. Unit arsip perlu
menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan
sebaik-baiknya.
4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang
terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan
alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat
memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan
penyusutan serta pemusnahan bila perlu.
E.
Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip dapat
dilakukan dengan:
·
Menjaga kebersihan tempat penyimpanan arsip
·
Membuat duplikat arsip vital dan menyimpan
dilokasi terpisah
·
Menempatkan sarana penyimpanan di tempat yang
mudah diawasi
·
Menyimpan dokumen rahasia terpisah dari yang
tidak rahasia, dibawah supervisi langsung pejabat yang berwenang
·
Dilarang memiliki/menguasai arsip secara pribadi
·
Mengunci sarana penyimpanan arsip bila tidak
digunakan
·
Setelah jam kantor semua dokumen harus disimpan
ditempat penyimpanan yang terkunci
·
Setiap pegawai yang mutasi atau pensiun wajib
membuat Berita Acara Serah Terima Arsip yang dikelolanya.
F.
Jadwal
Retensi Arsip
Jadwal
Retensi Arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh
sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
Dengan demikian jadwal retensi merupakan suatu daftar yang
menunjukkan :
a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file active (satuan
kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in active).
b. Jangka waktu penyimpanan
masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
G.
Pemindahan dan Pemusnahan Arsip
1. Pemindahan
Arsip
Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari
aktif kepada in-aktif karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan
sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan
arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu / umur tertentu ke tempat lain
sehingga filling cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan
sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.
1. Pemusnahan
Arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan
secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki
nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan
cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi
dikenal baik isi maupun bentuknya.
Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan
untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan
yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.
Prosedur Pemusnahan Arsip di Unit Kerja
·
Jatuh Tempo Retensi Kurang lebih 2 Tahun
·
Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah lalu di
usulkan ke pimpinan Unit Pengolah
·
Setelah itu, pemimpin melakukan pengecekan
Daftar Usul Musnah melalui pedoman Jadwal Retensi Arsip
·
Jika tidak di setujui, karena arsip tersebut
masih memiliki nilai guna maka arsip kembali disimpan dalam waktu yang telah
ditentukan
·
Jika di setujui, maka pelaksanaan pemusnahan
arsip mendapatkan Tanda Tangan BAPA ( Berita Acara Pemusnahan Arsip) dan DAUS (
Daftar Arsip Usul Musnah) rangkap 2. Lembar pertama, Ditujukan untuk Pimpinan
Unit Pengolah. Lembar Kedua, untuk unit Pelaksana.
·
Pemusnahan harus disaksikan oleh pihak pemilik
Arsip.
Teknis Penyusutan/pemusnahan
·
Dicacah
Pemusnahan arsip dengan cara pencacahan dapat dilakukan secara bertahap,
artinya tidak harus selesai pada saat itu. Jadi pencacahan dapat dilakukan
secara rutin dan tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya mempunyai mesin
pencacah kertas (kertas menjadi terpotong-potong kecil)
·
Dibakar
Pemusnahan arsip dengan cara ini cukup mudah, tetapi
akan memakan waktu cukup lama. Oleh karena itu pembakaran bisa dilakukan jika
jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak.
·
Daur Ulang
Biasanya pada Daur Ulang ini di limpahkan ke pihak
ketiga atau perusahaan pembuat kertas dan telah terjalin kerjasama sebelumnya.
BAB III
PEMBAHASAN
A. ARSIP KONVENSIONAL (MANUAL)
i) Penyimpanan arsip.
Arsip
yang berada pada sebuah instansi harus disimpan menggunakan sistem yang baik
dan benar, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pencarian dan penemuan
kembali arsip.adapun sistem yang
digunakan di ARNAS dalam penyimpanan sebuah arsip adalah salah satunya dengan
menggunakan sistem Kronologis.hal
ini bisa dilihat dari berkas yang kami dapat dari petugas ARNAS nya itu
sendiri,dan telah kami lampirkan contoh dari pencatatan sistem penyimpanan
berbagai berkas dengan dengan mengaplikasikan sistem kronologis pada lampiran.
Adapun secara garis besarnya dapat kami Deskripsikan
sebagai berikut.
UNIT KERJA
| <><>
>
MENELITI JADWAL RETENSI DAI lbr-2
| <><>
>
MERAPIHKAN ARSIP DAN SARANA SIMPAN
| <><>
>
MENGISI KETERANGAN
LABEL&LOKASI SIMPAN
| <><>
>
INPUT DATA ARSIP DALAM DATA BASE
| <><>
>
PENCETAKAN DAS & DAUM SECARA PERIODIK
| <><>
>
PENEMPATAN ARSIP DALAM RAK
| <><>
>
*)DAS : Daftar Arsip Simpan.
DAUM: Daftar Arsip Usul Musnah.
ii). Prosedur Peminjaman arsip di ARNAS.
Sistem penyimpanan yang berlaku di kantor ARNAS dilakukan
melalui tulisan,dalam arti pihak yang akan meminjam berkas-berkas harus
melewati berbagai prosedur yang berlaku disana.
Adapun sistem peminjaman yang arsip di ARNAS bisa kami Deskripsikan sebagai
berikut:
iii) Pemeliharaan dan Pengamanan
Arsip.
Untuk menjaga kelangsungan berkas-berkas yang ada di
ARNAS maka setiap berkas harus diperhatikan dari sisi pemeliharaan dan
pemgamananya seperti berikut:
• Menjaga kebersihan tempat penyimpanan arsip
• Membuat duplikat arsip vital dan menyimpan dilokasi
terpisah
• Menempatkan sarana penyimpanan di tempat yang mudah
diawasi
• Menyimpan dokumen rahasia terpisah dari yang tidak
rahasia, dibawah supervisi langsung pejabat yang berwenang
• Dilarang memiliki/menguasai arsip secara pribadi
• Mengunci sarana penyimpanan arsip bila tidak digunakan
• Setelah jam kantor semua dokumen harus disimpan ditempat
penyimpanan yang terkunci
• Setiap pegawai yang mutasi atau pensiun wajib membuat
Berita Acara Serah Terima Arsip yang dikelolanya
iv) Pemusnahan arsip
Arsip-arsip yang sudah bersifat Inaktif harus segera
dilakukan Pemusnahan.Hal ini dilakukan agar arsip-arsip yang sudah tidak
memiliki nilai guna lagi tidak menumpuk dan menghabiskan banyak ruang.adapun
prosedur dalam Pemusnahan arsip itu sendiri dilakukan dengan berbagai
tahap,yakni sebagai berikut:
Pemilik Arsip terkait
| <><>
>
Konfirmasi
persetujuan
Atau
batas waktu
| <><>
>
Usul
pemusnahan ke pejabat berwenang
| <><>
>
Setuju
| <><>
>
Simpan
| <><>
>
Pelaksanaan
Pemusnahan
| <><>
>
Saksi
| <><>
>
*) BAPEA : Berita Acara Pemusnahan
Arsip.
Tanda
tangan BAPEA dan DAUM rangkap 2
| <><>
>
B. ARSIP DIGITAL (ELETRONIK)
i) Proses
Penyimpanan
Setiap kaset-kaset yang akan disimpan di Library
Room(Pusat ruangan penyimpanan kaset)harus melalui berbagai proses untuk bisa
disimpan dan ditemukan kembali dengan mudah.
Kaset yang telah diterima dari seorang Produser sebelum bisa ditayangkan
masuk ke ruang Library untuk di data yang bersifat sementara,dan hanya
dilakukan pencatatan judul kaset dan waktu kapan kaset diterima di Library
Room,setelah itu Kaset berpindah tangan ke Quality Control Room untuk dilakukan
pengeditan apakah layak ditonton atau tidak.lalu tahap selanjutnya adalah masuk
ke Master Control Room yaitu untuk disiarkan,dan setelah itu masuk kembali ke
Library Room untuk selanjutnya di data lalu disimpan sebagai arsip.
1.Master Cassette >untuk mengisikan data kaset
sementara yaitu dengan pemberian nama/Judul kaset dan waktu penerimaan kaset
dari Produser ke Library Room.dan tampilan dalamnya adalah sebagai berikut:
Dari kaset tersebut,dan hanya seoran Librarian lah yang
Bisa tahu isi dari data tersebut.
3.
4.Pemberian Label.
Pemberian Label ini merupakan bagian akhir dari
peyimpanan kaset yang disimpan di Library Room,adapun pemberian label ini
dengan menggunakan sistem Alfabet dan Numerik.Hal ini bisa terlihat dari contoh
label dari kaset yang ada di Library Room.
5 : Kode untuk jenis kaset
ii) Pemeliharaan
dan Pengamanan
Dalam penyimpanan serta pengamanan kaset-kaset yang ada
di Library Room,tidaklah begitu sulit dibanding dengan berkas-berkas
konvensional.
Adapun beberapa hal yang dilakukan untuk pemeliharaan kaset-kaset yang ada
di Library Room antara lain sebagai berikut:
Ø
Suhu
udara harus tetap terkontrol yakni 16°-22°C
Ø
Menjaga
kebersihan tempat-tempat untuk menyimpan Kaset-kaset
Ø
Mengunci
Sarana Penyimpanan kaset-kaset
iii) Pemusnahan
Arsip.
Untuk pemusnahan arsip-arsip Digital,TRANS TV melakukanya
dengan alternatif lain yaitu dengan tidak membuangnya atau membakarnya,tapi
dengan mendaur ulang(Recycle)kaset-kaset yang sudah bersifat Inaktif(tidak
digunakan).tapi tidak semua kaset dilakukan proses Cleaning atau Daur
ulang,hanya kaset-kaset yang mempunyai Licence lah yang bisa didaur ulang
seperti kaset-kaset Movie untuk Program TV ‘BIOSKOP TRANS TV”yang didapat dari
luar Negeri,dan untuk kaset-kaset yang didalamnya adalh Program buatan TRANS TV
sendiri seperti,Ceriwis,ONLINE,Reportase,Insert tidak dilakukan proses Cleaning
dan hanya disimpan di tempat yang telah ditentukan.
iv) Penemuan Arsip.
Arsip yang telah masuk ke Library Room telah melalui
proses penyimpanan data kaset,ini bertujuan agar mempermudah penemuan kembali
arsip di Library Room.
Untuk
menemukan kembali arsip yang ada di Library Room sangatlah terbilang mudah,Hal
ini terlihat dari Prosedur penemuanya yang hanya mencarinya dengan Keyword saja
dan memasukan User Name dan Password nya di www.TRANSTV/Intranet.com dan ini hanya bisa diakses di wilayah kantor Trans TV
saja.
BAB IV
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan Penelitian yang telah kami lakukan dibeberapa tempat mengenai
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP KONVENSIONAL & DIGITAL,Maka kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut:
1)
Sistem
penyimpanan dilakukan dengan dua cara,
i)
Penyimpanan
secara Konvensional(Manual)
ii)
Penyimpanan
secara Digital(Eletronik)
2)
Sistem
pengolahan arsip baik secara Konvensional maupun Digital terdiri dari:
i)
Penerimaan
arsip
Ketika arsip Konvensional maupun Digital yang akan
disimpan di tempat pusat arsip masing-masing harus melewati beberapa proses
yang cukup panjang dan memakan waktu lama,Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah
penemuan arsip kembali apabila suatu saat diperlukan kembali.
ii)
Penyimpanan
arsip
Arsip/berkas-berkas
yang telah diterima dan telah melewati berbagai proses selanjutnya akan
disimpan di tempat pusat arsip,dalam hal ini ARNAS menyebutkanya dengan Ruang
TATA NASKAH dan Trans TV adalah Library Room.
Adapun beberapa hal
yang harus diperhatikan dalam penyimpanan arsip baik Konvensional maupun
Digital adalah ketepatan dalam penempatan atau pemberian label,hal ini
dimaksudkan agar penemuan arsip kembali bila suatu saat dibutuhkan bisa dengan
mudah ditemukan kembali dengan cepat.
iii)
Pemeliharaan
arsip
Selama ini
arsip-arsip yang ada di ARNAS dan di TRANS TV terlihat rapi dan sesuai dengan
tempatnya berada,ini terlihat dari penataan ruangan yang sangat terlihat rapi
serta bersih.Hal ini dimaksudkan demi kelangsungan arsip-arsip tersebut agar
tetap awet.
iv)
Penemuan
arsip
Arsip-arsip yang
telah disusun serta disimpan rapi & efesien di setiap ruang pusat arsip
akan sangat membantu dalam penemuan arsip kembali.baik di ARNAS maupun di TRANS
TV sendiri mempunyai sistem yhang berbeda dalam penemuan kembali arsip-arsip
yang telah disimpan di tempat pusat arsip masing-masing.
v)
Pemusnahan
arsip
Ketiak arsip-arsip
yang telah bersifat Inaktif akan segera dimusnahkan.ini dimaksudkan agar arsip
yang sudah tidak terpakai tempatnya bisa digunakan lagi oleh arsip-arsip aktif
yang lain.
ARNAS sendiri
memilih dengan membakar dan mencacah arsip dengan alat pemotong untuk
memusnahkan arsip Inaktif,sedangkan TRANS TV sendiri untuk memusnahkan
kaset-kaset Inaktif lebih memilih dengan cara mendaur ulang nya atau Recycle
kembali kaset-kaset yang didalamnya adalah program yang dibeli dari Luar Negeri
seperti Movies,dan kaset yang telah di Daur Ulang akan dipakai lagi sebagai
kaset In house atau kaset-kaset yang berisikan program-program buatan TRANS TV
itu sendiri.
3)
Dalam
pegolahan arsip baik secara konvensional(Manual) & Digital (Eletronik)
diberlakukanya lembar pinjam arsip dalam peminjaman arsip.Hal ini dimaksudkan
agar keberadaan arsip yang ada diluar bisa diketahui keberadaanya.
B. SARAN
i) Perlu adanya penambahan fasilitas
kearsipan sehingga pengelolaan
penyimpanan arsip baik secara
konvensional & Digital dapat berjalan lebih baik.
ii) Untuk
memperlancar sistem penyimpanan arsip Konvensional dan Digital perlu adanya penambahan jumlah pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar,
Hadi. 1990. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. PT. Cahaya
Aksara Agung: Jakarta
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka
Utama: Jakarta
Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara: Jakarta
Martono, Budi. 1993. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan.
PT. Dharma Karsa Utama: Jakarta
Marzuki, 2002. Metodologi Riset.
Liberty: Yogyakarta
Notoatmodjo, Soekidjo. 2003. Pengembangan Sumber Daya Manusia. PT.
Rineka Cipta: Jakarta
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Mandar Maju: Bandung
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Eletronis. Gava Media:
Yogyakarta
Supranto, Johannes. 2002. Metode
Riset. Rineka Cipta: Jakarta
Sutarto. 1981. Sekretaris dan Tata Warkat. Gadjah Mada University
Press: Yogyakarta
Syamsi, Ibnu. 1994. Sistem dan
Prosedur Kerja. Bumi Aksara: Jakarta
Undang-Undang Nomor 7
Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. ANRI: Jakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Apa Komentar mu???